Jestli chcete lidem dopřát volnost v práci, podporovat jejich spolupráci, zefektivnit rutinní procesy, stejně jako naplno využívat potenciálu home office, neobejdete se bez chytrých softwarových pomocníků.
Když před třemi lety udeřil covid, firmy až na výjimky z donucení umožnily svým zaměstnancům práci z domova, přičemž hledaly způsoby, jak své lidi kontrolovat a práci koordinovat. Dnes je opět s radostí honí do kanceláří, místo toho, aby se během pandemie naučily, jak práci dělat efektivněji odkudkoliv a kdykoliv. Scio už před pandemií lákalo potenciální zájemce o práci na home office a duch tzv. svobodné firmy, covid pak byl jen impulzem pro nasazení ještě efektivnějších softwarových nástrojů pro vzájemnou spolupráci.
Při pohledu zhruba deset a víc let zpátky, bychom uvnitř naší firmy s výjimkou intranetu nenašli žádný ze současných digitálních nástrojů, které výrazně usnadňují každodenní práci. A i intranet byl prakticky jen místem pro pasivní předávání informací ve stylu nástěnka, systém pro vkládání informací přitom nebyl příliš uživatelsky přívětivý. Ostatní komunikace probíhala – tak jako všude jinde – klasicky prostřednictvím emailů. K tomu na intranetu existoval systém interně sdílených dokumentů, které v danou chvíli mohl upravovat vždy jen jeden člověk.
Zásadní změny lze dělat buď metodou „velkého třesku“, nebo naplánovat proces přechodu.
První věc, kterou ve firmě fungující v hybridním režimu práce (na pracovišti a home office) potřebujete vyřešit, je přehled o tom, kde se kdo nachází a případně, co dělá. Ne z důvodů kontroly práce, ale koordinace s ostatními. Proto před lety interně vznikla aplikace Scio Personal. V ní neevidujeme docházku jako takovou, ale každý si do ní zapisuje, kde zrovna pracuje (resp. informuje, pokud není na pracovišti), kdy plánuje dorazit, zda čerpá dovolenou, je u lékaře apod. V rámci svobodné firmy, ke které se Scio hlásí, přitom není nutné, aby si lidé vypisovali dovolenou, pokud potřebují něco zařídit na úřadě. Na druhou stranu je ale dobré dát vědět ostatním, že v daný okamžik se s ním není možné spojit. Kromě výše uvedeného v aplikaci každý pod svým profilem najde i přehled nároků a čerpání dovolené, stejně jako firemních benefitů.
S docházkovou aplikací souvisí i možnost sdílet kalendáře. Díky tomu se snáz plánují schůzky, ale pokud kalendář zahrnuje i rezervaci zasedacích místností, řeší se tím i obvyklá „přetahovaná“ o to, kdo má na místnost nárok. Technicky k tomu dobře poslouží ať již Outlook nebo Google kalendář.
Představte si, že vaše podnikání stojí a padá s důvěryhodností, s jakou jste schopni zabezpečit cenné údaje. Typickým příkladem mohou být banky či zdravotnická zařízení. Nebo někdo jako Scio, kdo zajišťuje přijímací zkoušky pro desetitisíce studentů. O to, aby žádná data neunikla a přitom se s nimi dalo jednoduše a odkudkoliv pracovat, se po mnoho let, až do letošního jara, starala čipová karta pro zabezpečení vzdáleného přístupu. Díky ní například mohly testy nejkratší cestou a pod maximální kontrolou putovat do počítačů, dostat svou elektronickou podobu a práva, kdo s nimi může nakládat.
A zároveň rovněž díky ní se mohli zaměstnanci odkudkoliv plnohodnotně připojit k ploše svého firemního počítače a internímu systému. I když zavedení „čipovky“ přímo souviselo s rozvojem Národních srovnávacích zkoušek (přijímací zkoušky resp. testy na VŠ), které vyžadovaly nadstandardní zabezpečení, sekundárně přineslo i výhody plnohodnotné práce z domova.
Přes svou sofistikovanost se však jednalo o technicky i uživatelsky poměrně komplikované a také ne zrovna levné řešení. V tomto roce jsme proto „čipovky“ opustili a nahradili je uživatelsky přívětivějším a jednodušším připojením prostřednictvím VPN a dvoufázového ověření.
Další krok pro efektivní práci odkudkoliv představuje opravdu kvalitní systém sdílení dokumentů a dalších nástrojů pro práci na dálku. Zde se dnes jako jedno z nejrozšířenějších řešení nabízí systém Google WorkSpace. Jedná se o sadu cloudových nástrojů (Gmail, Google Documents, Google Meet…), kterou v bezplatné podobě zná asi každý uživatel internetu. Oproti běžně používanému řešení, kdy každý uživatel má na svém počítači dostupný balík kancelářských programů typu MS Office a jemu podobné a výsledky své práce sdílí v rámci běžné firemní sítě nebo dokonce zasílá kolegů emailem, přináší cloudové řešení snazší sdílení dokumentů, jejich rychlejší dostupnost, společnou práci v reálném čase a v neposlední řadě také o něco nižší náklady.
Efektivita pro týmovou spolupráci na jednom projektu (dokumentu) je tedy výrazně vyšší. V rámci Google WorkSpace mohou jednotliví uživatelé v jednu chvíli pracovat na témže dokumentu, vidí reakce kolegů nebo mohou rychle a jednoduchým způsobem požádat o reakci kolegu, který zrovna dokument nemá otevřený. Zároveň se po celou dobu pracuje s jedním dokumentem, a tedy firmou nekoluje několik verzí, z nichž ve finále nikdo přesně neví, která je ta poslední a zda jsou v ní zaneseny všechny změny. Přístup k dokumentům je možný nejenom z počítače, ale i přes mobilní telefon. Vše je uloženo v cloudu na Google Disku.
Mobilní telefon také umožňuje jednoduché připojení se k videohovoru přes Google Meet, tedy další nástroj, jak být pracovně v kontaktu s kolegy kdykoliv a odkudkoliv (alternativně si firmy během covidu zvykly využívat také MS Teams, Zoom, Skype aj.). Koordinaci všech schůzek, včetně případného linku pro videohovor zase nabízí Kalendář.
Samozřejmě, že všechno má svá „ale“. Pro nás, stejně jako asi pro mnoho dalších firem, které se rozhodly pro zásadní změnu v základních softwarových nástrojích, představoval nejtěžší moment samotný přechod na nové řešení a nové kancelářské rozhraní. Tedy vyřešit přechod jednak po stránce technického sladění, tak i zorientování uživatelů v novém prostředí. Nelehké bylo rovněž nastavení emailových schránek u některých společně sdílených emailových účtů. A ideální v rámci Google WorkSpace nejsou ani možnosti nastavení pro hromadnou korespondenci nebo napojení na interní databáze.
Zásadní změny ve vnitrofiremních kancelářských systémech lze dělat buď metodou „velkého třesku“, nebo naplánovat proces přechodu. Ve Scio jsme zvolili druhou cestu a ještě si pro to najali externí firmu, která má s podobnými změnami zkušenosti. I tak by si ale středně velká firma na celý přechod (od rozhodnutí až po finální přesun do cloudu) měla vyhradit alespoň 4 měsíce.
Základní idea všech výše popsaných nástrojů, které mají usnadnit práci, stojí na přenesení odpovědnosti na koncového uživatele. Toho nikdo nekontroluje kdy, co a jak dělá a zároveň on sám nežádá ostatní kolegy či nadřízené, zda něco smí či nesmí udělat. Není to ale žádná anarchie. Samozřejmě že všichni jednají svobodně v rámci nastavených pravidel. A všichni jsou zároveň dostatečně kompetentní, aby svou práci dělali nejlépe, jak umí. Takový přístup k lidem a podmínkám, ve kterých pracují, se nám osvědčuje už mnoho let.
Google WorkSpace a BaseCamp představují jakýsi základ, který využívá prakticky každý člověk ve firmě, a to včetně externistů. Vedle toho dokáží některé tradiční procesy výrazně zjednodušit další specifické nástroje.
Především v okamžiku nástupu covidu jsme ocenili elektronický systém pro oběh dokumentů Wflow. V něm třeba není nutné fakturu vytisknout, nechat schválit a odnést do účtárny. Vše se děje velmi jednoduše elektronickou cestou. Aplikace navíc sama data tzv. vytěží a šetří čas účetních.
Podobně se zpracováním požadavků na IT specialisty pomáhá aplikace Jira. Díky ní existuje nejen přehled o rozpracovanosti projektů vyžadujících práci programátorů, ale i o vytíženosti jednotlivých IT specialistů, tedy ostře sledované pracovní síly v každé firmě.
Díky online evidenci docházky každý může snadno zjistit, kdy kolegu zastihne přímo na pracovišti, zda pracuje na dálku, má dovolenou nebo je třeba jen u doktora. Běžný pohled do open space − opuštěné firemní počítače a zaměstnanci pracující z domova nebo jakéhokoliv jiného místa. Home office není ve Scio jediný benefit ulehčující lidem lépe si organizovat den. Ve firmě jsou vítáni psi i děti.
Každodenní chod firmy je třeba také nějak koordinovat. Pro zajištění průběžné komunikace můžete mít systém pravidelných schůzek, intranet, chat, Whats-up, systém pravidel komunikace apod. Nebo opět nějakou sofistikovanější platformu. V tomto směru se nám velmi osvědčil nástroj BaseCamp. Z hlediska možností komunikace, které nabízí, ho lze vnímat jako takový „intranet 2.0“. Jeho potenciál lze v maximální míře využít právě v návaznosti na existenci dokumentů uložených v cloudu.
Přístup k obsahu se děje přes běžné webové rozhraní, přičemž hlavní kouzlo basecampu spočívá v tom, že přenáší zodpovědnost na koncové uživatele, aniž by byla ohrožena bezpečnost. Uživatelé si tak sami určují, jakou skupinu vytvoří, koho přizvou apod., a tedy není nutné o podobné úkony žádat firemní administrátory.
Na rozdíl od poměrně náročného přechodu do kancelářských systémů typu Google WorkSpace, lze BaseCamp začít využívat prakticky ze dne na den. Podobně jednoduše, jako si lze zřídit třeba účet na některé sociální síti.
(Článek vyšel v časopise HR forum v srpnu 2023.)
Tomáš Habermann
Dá se dobrým otestováním budoucích kolegů skutečně odhalit, zda právě s jejich výběrem budete mít šťastnou ruku? Scio testuje a sbírá data o svých pracovnících už řadu let, a to mu umožňuje činit v této oblasti určité závěry.
Píše se březen 1991, je mi krásných 18, vystupuji z autobusu v jihočeské vesničce Němčice a mířím do čerstvě otevřeného komunitního centra pro drogově závislé SANANIM. Se spolužákem vyrážíme za doktorkou Martinou Těmínovou. Na náš vůbec první novinový rozhovor. A také jsme prvními „novináři“, kteří do SANANIMu vyjeli na reportáž. Střih. Je březen 2023 a já po 32 letech vystupuji z metra v pražských Stodůlkách, abych se za chvíli ocitl v pražské základně SANANIMu. „Máte tu klienta,“ přivádí mě k doktorce Těmínové dáma, kterou potkávám u vchodu.
